Haciendo honor al título de este Blog en lo referente a la tecnología para la información y la comunicación empresarial hoy vamos a hablar de una herramienta que nos va a ayudar a mejorar la información y la comunicación con nuestros clientes y empleados, se trata del uso de una Intranet para la gestión de ficheros y documentos.
¿Qué es una Intranet?
Si bien podemos encontrar diferentes definiciones de una Intranet, desde un punto de vista empresarial cuando hablamos de una Intranet nos referimos a una aplicación privada en entorno Web con acceso exclusivo a usuarios registrados y cuyo contenido suele estar asociado a una entidad, sea esta empresa, institución, un profesional, etc.
Intranet para gestión documental
Uno de los usos mas prácticos que le podemos dar a una Intranet en una empresa es para la puesta a disposición de sus clientes y si lo desea también de los empleados de aquella información que les pueda ser de interés como por ejemplo facturas, nóminas, presupuestos, manuales, circulares internas, etc.
Una Intranet puede ser todo lo sencilla o compleja que se quiera, en todo caso se tratará de adaptarla a las necesidades concretas de cada empresa o entidad.
Una Intranet que podríamos considerar básica y que puede ser suficiente para un gran número de empresas, instituciones, profesionales y entidades de todo tipo podría ser aquella que tuviera las siguientes funcionalidades:
- Por supuesto poder dar de alta, modificar y eliminar usuarios registrados (clientes, empleados, socios…).
- A cada usuario registrado poder asignarle un área de actividad.
- Poder subir documentos asignándolos aun usuario concreto, a un área de actividad o a todos los usuarios registrados.
- Poder agrupar los documentos por secciones.
Con las funcionalidades indicadas podremos poner a disposición de los usuarios registrados toda la información y documentos que se considere necesario, de una forma sencilla y segura.
Seguridad de la Intranet
A priori es uno de los temas que más puede preocupar a las empresas o entidades que se planteen implementar una Intranet. Podemos asegurar que en circunstancias normales es mucho mas segura una Intranet ubicada en un Centro de Datos profesional que la información que tengamos en nuestra Red Local.
Unas medidas mínimas de seguridad deberían ser:
- Que la Intranet esté desarrollada por profesionales del diseño y la programación Web y cuente con el soporte de los mismos desarrolladores.
- Que esté alojada en un Centro de Datos reconocido empresarialmente, ubicado en España y con todas las garantías.
- Que de forma automática se hagan copias de seguridad diarias.
- Que el dominio bajo el que se encuentra la Intranet cuente con un certificado de Servidor Seguro SSL.
- Que el dominio bajo el que se encuentra la Intranet sea propiedad de la empresa, entidad o profesional contratante.
Ejemplos de utilidad de una Intranet de Gestión Documental
Empresas y profesionales:
- Poner a disposición de sus clientes facturas, contratos, presupuestos, manuales, información técnica…
- Poner a disposición de sus empleados nóminas, contratos, circulares internas…
Asociaciones:
- Poner a disposición de sus socios de forma segmentada (junta directiva, socios mayores, socios menores, etc.) la información interna que consideren oportuna.
Son solo algunos ejemplos pero viendo las funcionalidades indicadas en este mismo artículo veremos la multitud de utilidades que le podemos encontrar a una Intranet de Gestión Documental.
Para ampliar información podemos visitar los siguientes enlaces:
- MicroSite de la empresa Aitana Multimedia ® sobre su aplicación de Gestión Documental.
- Vídeo sobre el funcionamiento de la aplicación de Gestión Documental.
- Detalle de funcionalidades y coste de la aplicación de Gestión Documental.
